[1] 0 FORMULACIÓN
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COD_FILA
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(8) VIGENCIA PAD AUDITORIA o VISITA |
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(20) CODIGO AUDITORIA SEGÚN PAD DE LA VIGENCIA |
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(24) No. HALLAZGO o Numeral del Informe de la Auditoría o Visita |
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(44) NOMBRE DEL INDICADOR |
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(48) FORMULA DEL INDICADOR |
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(72) FECHA DE TERMINACIÓN |
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(76) ESTADO Y EVALUACIÓN ENTIDAD |
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(80) ESTADO Y EVALUACIÓN AUDITOR |
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1
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11
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2018
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102
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3.1.1.1
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Hallazgo administrativo. Por deficiencias en la calidad de la información rendida a través de la plataforma SIVICOF vigencia 2017. Documentos electrónicos: CBN-021: Balance Social, CBN 0906: Notas a los Estados Financieros, CBN-1113-2: Información Gestión Ambiental Proyectos PAL. Formatos Electrónicos: CB 1113-4: Información contractual de proyectos PAL, CB-0012: Contractual, CB-0015: Modificación Contractual.
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1
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Coordinar mesas de trabajo con las oficinas de contabilidad y presupuesto, a fin de hacer los cruces de informacion frente a las devoluciones generadas dentro del proyecto subsidio c, así miso, analizar y promediar los giros realizados dentro del mencionado proyecto.
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Mesas de trabajo
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Numeros de mesas de trabajo realizadas/Numero de mesas de trabajo programadas
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100
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Area de gestion del desarrollo local- oficina de subsidio C, contabiidad y presupuesto
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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2
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11
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2018
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102
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3.1.1.1
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Hallazgo administrativo. Por deficiencias en la calidad de la información rendida a través de la plataforma SIVICOF vigencia 2017. Documentos electrónicos: CBN-021: Balance Social, CBN 0906: Notas a los Estados Financieros, CBN-1113-2: Información Gestión Ambiental Proyectos PAL. Formatos Electrónicos: CB 1113-4: Información contractual de proyectos PAL, CB-0012: Contractual, CB-0015: Modificación Contractual.
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2
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Reportar dentro del documento electronico, CBN-0021 balance social, las devoluciones generadas en el proyecto de subsidio C, el cual debe cargarse en la plataforma SIVICOF, lo que permitira establecer el valor real ejecutado.
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Devoluciones generadas en el proyecto de subsidio C
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Numero de devoluciones reportadas /Numero de devoluciones generadas
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100
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Area de gestion del desarrollo local- Subsdio C
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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3
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11
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2018
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102
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3.1.1.1
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Hallazgo administrativo. Por deficiencias en la calidad de la información rendida a través de la plataforma SIVICOF vigencia 2017. Documentos electrónicos: CBN-021: Balance Social, CBN 0906: Notas a los Estados Financieros, CBN-1113-2: Información Gestión Ambiental Proyectos PAL. Formatos Electrónicos: CB 1113-4: Información contractual de proyectos PAL, CB-0012: Contractual, CB-0015: Modificación Contractual.
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3
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Revisar cuenta por cuenta y realizar un analisis financiero, donde se detalle el estado actual, los hechos mas relevantes y los motivos por lo que se encuentran en esta condicion, informacion que debe ser reportada en el documento electronico CBN 0906. Notas a los Estados Financieros en la plataforma SIVICOF
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revision de cuentas
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Numero de revisiones de cuentas realizadas/ Numero de revisiones de cuentas programadas
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100
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Area de gestion del desarrollo local-contabilidad
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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4
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11
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2018
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102
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3.1.1.1
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Hallazgo administrativo. Por deficiencias en la calidad de la información rendida a través de la plataforma SIVICOF vigencia 2017. Documentos electrónicos: CBN-021: Balance Social, CBN 0906: Notas a los Estados Financieros, CBN-1113-2: Información Gestión Ambiental Proyectos PAL. Formatos Electrónicos: CB 1113-4: Información contractual de proyectos PAL, CB-0012: Contractual, CB-0015: Modificación Contractual.
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4
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Reportar unicamente los contratos celebrados y ejecutados con recursos de la vigencia y el alcance de las metas programadas en el documento electronico CBN-1113-2 - Información Gestión Ambiental Proyectos PAL.
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Contratos celebrados y ejecutados
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Numero de contratos celebrados reportados /Numero de contratos celebrados registrados
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100
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area de gestion de desarrollo local- ambiente
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2018-08-01
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2018-08-31
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Abierta
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2018-07-30
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5
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11
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2018
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102
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3.1.1.1
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Hallazgo administrativo. Por deficiencias en la calidad de la información rendida a través de la plataforma SIVICOF vigencia 2017. Documentos electrónicos: CBN-021: Balance Social, CBN 0906: Notas a los Estados Financieros, CBN-1113-2: Información Gestión Ambiental Proyectos PAL. Formatos Electrónicos: CB 1113-4: Información contractual de proyectos PAL, CB-0012: Contractual, CB-0015: Modificación Contractual.
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5
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Remitir mediante memorando a la Secretaria Distrital de Ambiente, la actualizacion del documento PAL, teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el ente de control, para su aprobacion y tramite pertinente.
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Actualizacion del documento PAL
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Numero de actualizaciones remitidas/Numero de actualizaciones generadas
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100
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Area de gestion del desarrollo local-ambiente
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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6
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11
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2018
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102
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3.1.1.1
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Hallazgo administrativo. Por deficiencias en la calidad de la información rendida a través de la plataforma SIVICOF vigencia 2017. Documentos electrónicos: CBN-021: Balance Social, CBN 0906: Notas a los Estados Financieros, CBN-1113-2: Información Gestión Ambiental Proyectos PAL. Formatos Electrónicos: CB 1113-4: Información contractual de proyectos PAL, CB-0012: Contractual, CB-0015: Modificación Contractual.
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6
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Crear una matriz de seguimiento, utilizando los campos establecidos en dicho formato electronico CB-0012 contractual, para el registro de la informacion requerida, lo que evitara que se presentes inconsistencias.
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Matriz de seguimiento
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Numero de matrices implementadas/ Numero de matrices creadas
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100
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Area de gestion del desarrollo local-contratacion
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2018-03-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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7
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11
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2018
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102
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3.1.1.1
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Hallazgo administrativo. Por deficiencias en la calidad de la información rendida a través de la plataforma SIVICOF vigencia 2017. Documentos electrónicos: CBN-021: Balance Social, CBN 0906: Notas a los Estados Financieros, CBN-1113-2: Información Gestión Ambiental Proyectos PAL. Formatos Electrónicos: CB 1113-4: Información contractual de proyectos PAL, CB-0012: Contractual, CB-0015: Modificación Contractual.
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7
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reportar los contratos que presenten novedades de adición y prorroga, diligenciado en debida forma la informacion requerida en los campos indicados en el formato CB-0015: Modificación Contractual, y en los términos establecidos
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Novedades de adicion y prorroga
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Numero de adiciones y prorrogas reportadas/Numero de adiciones y prorrogas generadas
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100
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area de gestion de desarrollo local-contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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8
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11
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2018
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102
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3.1.3.1
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Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por falencias en la fase precontractual del proceso de selección al Contrato 054/17 "Mantenmiento Parques". En Acta de adjudicación el comité evaluador manifiesta adjudicar el contrato al Consorcio Bioparques con la lectura del acta, desconociendo que la decisión debes ser tomada por el Alcalde Local mediante un acto administrativo para tal fin; inobservando el artículo 2.2.1.2.1.1.2., del Decreto 1082 de 2015.
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1
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Elaborar cronograma de audiencias de adjudicación y cumplir las fechas y horas establecidas en el mismo, de acuerdo con las reglas establecidas en el artículo 2.2.1.2.1.1.2., del Decreto 1082 de 2015.
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Cronograma de audiencias de adjudicacion
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Numero de audiencias publicas realizadas/numero de cronogramas para audiencias publicas elaborados
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100
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Area de Gestion del Desarrollo Local -contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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9
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11
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2018
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102
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3.1.3.1
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Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por falencias en la fase precontractual del proceso de selección al Contrato 054/17 "Mantenmiento Parques". En Acta de adjudicación el comité evaluador manifiesta adjudicar el contrato al Consorcio Bioparques con la lectura del acta, desconociendo que la decisión debes ser tomada por el Alcalde Local mediante un acto administrativo para tal fin; inobservando el artículo 2.2.1.2.1.1.2., del Decreto 1082 de 2015.
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2
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Elaborar los actos administrativos de las audiencias publicas de adjudicacion que se realicen, una vez termine el proceso de selección por licitacion publica cumpliendo con el principio de transparencia, artículo 2.2.1.2.1.1.2., del Decreto 1082 de 2015
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Actos administrativos
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Numero de actos administrativos de audiencias publicas adjudicadas generados/Numero de audiencias publicas de adjudicacion realizadas
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100
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Area de Gestion del Desarrollo Local -contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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10
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11
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2018
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102
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3.1.3.2
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Hallazgo administrativo con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria, por mayor valor pagado en el Contrato No. 339/17 -Dotación FDLS, JAl, JAC e IED, por la no aplicación del porcentaje de descuento obtenido via subasta a todos los ítems contratados a través del proceso SASI-FDLS-003-2017. No es discrecional para del adjudicatario como del adjudicador del contrato, aplicar el porcentaje de descuento a algunos ítems, el FDLS generó detrimento patrimonial por $24.667.680.
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1
|
Realizar una verificacion de los reglas generales previstas en la ley 80 de 1993 y en decreto 1082 de 2015, cada vez que se realice un proceso bajo la modalidad de subasta inversa
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verificacion de reglas generales
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Numero de verificaciones de las reglas generales realizadas/Numero de verificaciones de las reglas generales programadas
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100
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Area de Gestion del Desarrollo Local -contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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11
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11
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2018
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102
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3.1.3.2
|
Hallazgo administrativo con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria, por mayor valor pagado en el Contrato No. 339/17 -Dotación FDLS, JAl, JAC e IED, por la no aplicación del porcentaje de descuento obtenido via subasta a todos los ítems contratados a través del proceso SASI-FDLS-003-2017. No es discrecional para del adjudicatario como del adjudicador del contrato, aplicar el porcentaje de descuento a algunos ítems, el FDLS generó detrimento patrimonial por $24.667.680.
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2
|
Verificar que lo establecido en el pliego de condiciones, quede indicado en los demas documentos que hacen parte integral de la etapa contractual y en el acto administrativo.
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Verificacion de documentos en la etapa contractual
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Numero de verificaciones realizadas de los documentos en la etapa contractual/Numero de verificaciones de los documentos en la etapa contractual programadas
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100
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Area de Gestion del Desarrollo Local -contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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12
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11
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2018
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102
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3.1.3.3
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Hallazgo administrativo con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria, por mayor valor pagado en el Contrato No. 346/17 -Dotación FDLS, JAl y JAC, por la no aplicación del porcentaje de descuento obtenido via subasta a todos los ítems contratados a través del proceso SASI-FDLS-003-2017. No es discrecional para del adjudicatario como del adjudicador del contrato, aplicar el porcentaje de descuento a algunos ítems, el FDLS generó detrimento patrimonial por $14.451.578.
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3
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Realizar una verificacion de los reglas generales previstas en la ley 80 de 1993 y en decreto 1082 de 2015, cada vez que se realice un proceso bajo la modalidad de subasta inversa
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verificacion de reglas generales
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Numero de verificaciones de las reglas generales previstas realizadas/Numero de verificaciones de las reglas generales programadas
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100
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Area de Gestion del Desarrollo Local -contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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13
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11
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2018
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102
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3.1.3.3
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Hallazgo administrativo con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria, por mayor valor pagado en el Contrato No. 346/17 -Dotación FDLS, JAl y JAC, por la no aplicación del porcentaje de descuento obtenido via subasta a todos los ítems contratados a través del proceso SASI-FDLS-003-2017. No es discrecional para del adjudicatario como del adjudicador del contrato, aplicar el porcentaje de descuento a algunos ítems, el FDLS generó detrimento patrimonial por $14.451.578.
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4
|
Verificar que lo establecido en el pliego de condiciones, quede indicado en los demas documentos que hacen parte integral de la etapa contractual y en el acto administrativo.
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Verificacion de documentos en la etapa contractual
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Numero de verificaciones realizadas de los documentos en la etapa contractual/Numero de verificaciones de los documentos en la etapa contractual programadas
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100
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Area de Gestion del Desarrollo Local -contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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14
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11
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2018
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102
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3.1.3.4
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Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por (6) falencias en la fase precontractual proceso SASI-003-2017, contractual y postcontractual de los Contratos No. 339, 346, 347 y 349/2017. 1)Gestión documental 2)Compromisos por el presupuesto oficial pese a tener cantidades exactas en la compra 3)Error en las fechas de terminación 4)Inicio sin Registro Presupuestal 5) Garantías con insuficiencia la vigencia; 6)Contrato 346/2017 ejecutado por fuera del plazo.
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1
|
Designar un abogado para cada proceso contractual quien sera el responsable de verificar y organizar los documentos que se requieren en cada una de las etapas contractuales garantizando la calidad de la informacion, de igual manera, remitiran la carpeta contractual al archivo de la alcaldia local para su respectiva custodia.
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designacion de procesos
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Numero de procesos realizados /Numero de proceso designados
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100
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Area de gestion de desarrollo local -Contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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15
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11
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2018
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102
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3.1.3.4
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Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por (6) falencias en la fase precontractual proceso SASI-003-2017, contractual y postcontractual de los Contratos No. 339, 346, 347 y 349/2017. 1)Gestión documental 2)Compromisos por el presupuesto oficial pese a tener cantidades exactas en la compra 3)Error en las fechas de terminación 4)Inicio sin Registro Presupuestal 5) Garantías con insuficiencia la vigencia; 6)Contrato 346/2017 ejecutado por fuera del plazo.
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2
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Revisar y dejar estipulado en los pliegos de condiciones, las cantidades de la compra de bienes o servicios, el tipo de la subasta si es por lote o item y el porcentaje de descuento a aplicar por cada responsable designado para llevar acabo un proceso de subasta inversa
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Revision de Proceso de subasta inversa
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Numero de proceso de subasta inversa revisados/Numero de proceso de subasta inversa asignados
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100
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area de gestion de desarrollo local-contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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16
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11
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2018
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102
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3.1.3.4
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Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por (6) falencias en la fase precontractual proceso SASI-003-2017, contractual y postcontractual de los Contratos No. 339, 346, 347 y 349/2017. 1)Gestión documental 2)Compromisos por el presupuesto oficial pese a tener cantidades exactas en la compra 3)Error en las fechas de terminación 4)Inicio sin Registro Presupuestal 5) Garantías con insuficiencia la vigencia; 6)Contrato 346/2017 ejecutado por fuera del plazo.
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3
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Crear la carpeta contractual correspondiente y revisar los documentos que se requieren en cada una de las etapas contractuales, por parte del abogado responsable del proceso independientemente de la modalidad de contratacion, lo que garantizara el cumplimiento de los tiempos y requisitos establecidos en el manual de contratacion Código: GCO-GCI-M003, Versión: 02, Vigencia 16 de julio de 2018.
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Creacion de Carpetas contractuales
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Numero de carpetas contractuales revisadas/Numero de carpetas contractuales creadas
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100
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Area de gestion del desarrollo local-contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
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|
Abierta
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2018-07-30
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17
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11
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2018
|
102
|
3.1.3.5
|
Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por la no ejecución del objeto contractual y falta de supervisión a la Orden de Compra No. 356/2017 "Semirremolque Cama Baja,". el apoyo a la supervisión designado, se considera sin la experticia técnica y en productos y/o servicios asociados a la ejecución contractual, para poder recibirlo a satisfacción y en funcionamiento el bien adquirido .
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1
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Realizar los procesos y modificaciones contractuales necesarios que permitan recibir a satisfacción y en funcionamiento el bien adquirido por el FDLS, conforme a la ficha técnica establecida
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Proceso y modificaciones contractuales
|
Numero de procesos y modificaciones contractuales realizadas/ Numero de procesos y modificaciones contractuales programadas
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100
|
Area de gestion del desarrollo local- contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
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18
|
11
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2018
|
102
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3.1.3.5
|
Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por la no ejecución del objeto contractual y falta de supervisión a la Orden de Compra No. 356/2017 "Semirremolque Cama Baja,". el apoyo a la supervisión designado, se considera sin la experticia técnica y en productos y/o servicios asociados a la ejecución contractual, para poder recibirlo a satisfacción y en funcionamiento el bien adquirido .
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2
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Solicitar mediante memorando a la Subsecretaria de Gestion Local de la Secretaria Distrital de gobierno, que dentro del instructivo Código: GET-AGL-IN001, Instrucciones para la solicitud de Acreditación de No Existencia o Insuficiencia de Personal, se incluya un perifl de ingeniero mecanico con experiencia y caracter tecnico e idoneo para realizar el seguimiento del parque automotor y de todas aquellas actividades en las que requiera como profesional en esta materia.
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Solicitud de perfil
|
Numero de solicitades de perfil realizadas/Numero de solicitudes de perfil programadas
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100
|
Area de gestion del desarrollo local- contratacion
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2018-08-01
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2018-12-31
|
|
Abierta
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2018-07-30
|
19
|
11
|
2018
|
102
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3.1.3.6
|
Hallazgo administrativo, por no ingreso de elementos al almacén del contrato de compraventa No. 362/17 -Dotación Jardines. Al corte de la Auditoría y terminado el contrato no se han efectuado los correspondientes ingresos a almacén, contraviniendo lo señalado en el Manual para el Manejo de Bienes Resolución 001 de 2001 expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda.
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1
|
Legalizar el ingreso de los elementos del contrato de compraventa No. 362/17, dotacion jardines en el aplicativo SI CAPITAL, cumpliendo con lo que indica el Manual para el Manejo de Bienes Resolución 001 de 2001 expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda.
|
Legalizar el ingreso de los elementos
|
Numero de ingresos de elementos legalizados / Numero de ingresos de elementos pendientes por legalizar
|
100
|
Gestion de desarrollo local- almacen
|
2018-08-01
|
2018-10-01
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
20
|
11
|
2018
|
102
|
3.1.3.6
|
Hallazgo administrativo, por no ingreso de elementos al almacén del contrato de compraventa No. 362/17 -Dotación Jardines. Al corte de la Auditoría y terminado el contrato no se han efectuado los correspondientes ingresos a almacén, contraviniendo lo señalado en el Manual para el Manejo de Bienes Resolución 001 de 2001 expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda.
|
2
|
Realizar el ingreso de los elementos que se adquieran para funcionamiento e inversion, en el aplicativo SI CAPITAL el mismo dia que se reciben los elementos por parte de los proveedores
|
Ingreso de elementos de funcionamiento en el aplicativo SI CAPITAL
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Numero de elementos ingresados por el aplicativo SI CAPITAL/ Numero de elementos pendientes por ingresar en e aplicativo SI CAPITAL
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100
|
Gestion de desarrollo local- almacen
|
2018-08-01
|
2018-08-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
21
|
11
|
2018
|
102
|
3.1.3.7
|
Hallazgo administrativo por inexistencia de puntos de control en las licencias de office instaladas ORDEN DE COMPRA No. 17764 de 2017. El Fondo no tiene establecido puntos de control, con el fin de tener un inventario de equipos de cómputo con las actualizaciones de office 2016 adquiridas, que le permitan asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros.
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1
|
Designar un funcionario y/o contratista que tenga dentro de sus obligaciones contratuales la actualizacion del inventario tecnologico existente en la alcaldia local teniendo en cuenta las compras y los movimientos de equipos que se generen
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designacion de funcionario y/o contratista para actualizar el inventario tecnologico
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numero de funcionarios y/o contratistas designados/ numero de funcionarios y/o contratistas solicitados
|
100
|
Gestion de desarrollo local- oficina de sistema
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
22
|
11
|
2018
|
102
|
3.1.3.8
|
Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por fallas en la publicación de actos administrativos de la contratación en elSECOP. El FDLS no cumple con la oportunidad en la publicación de los actos administrativos en los contratos CPS No. 142 y 206 de 2017 y CV. Nos. 339, 346, 347, 349 y 362 de 2017, CPS No. 192 de 2016, lo cual facilita el cumplimiento oportuno del principio de publicidad en la contratación estatal.
|
1
|
Revisar y verificar que se encuentren publicados los actos administrativos de los contratos relacionados y que fueron producto de la observacion, en el SECOP, de no encontrarsen publicados realizar los ajustes y tramites necesarios para cumplir con lo que exige la norma
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publicacion de actos adminsitrativos en SECOP
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Numero de actos administrativos publicados/Numero de actos administrativos pendiente por publicar
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100
|
area de gestion del desarrollo local- Contratacion
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
23
|
11
|
2018
|
102
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3.1.3.8
|
Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por fallas en la publicación de actos administrativos de la contratación en elSECOP. El FDLS no cumple con la oportunidad en la publicación de los actos administrativos en los contratos CPS No. 142 y 206 de 2017 y CV. Nos. 339, 346, 347, 349 y 362 de 2017, CPS No. 192 de 2016, lo cual facilita el cumplimiento oportuno del principio de publicidad en la contratación estatal.
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2
|
Dar cumplimento al procedimiento establecido en el manual de contratacion Código: GCO-GCI-M003, Versión: 02, Vigencia 16 de julio de 2018. Punto 7.1. etapa de planeacion, garantizado el oportuno principio de publicidad en la contratación estatal
|
cumplimiento al procedimiento del manual de contratacion
|
Numero de procedimientos implementados/Numero de procedimientos establecidos
|
100
|
area de gestion del desarrollo local- Contratacion
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
24
|
11
|
2018
|
102
|
3.1.3.9
|
Hallazgo administrativo por falencias en la gestión documental en: A) Contrato No. 362 de 2017: Inadecuado manejo documental relacionado con el orden cronológico de los documentos. B) Contrato No. 206 de 2017 Inadecuado manejo documental relacionado con el orden cronológico de los documentos, y algunos que no corresponden al expediente contractual. C) Contrato No. 142 de 2017 ausencia de la hoja de vida de la Función Pública y duplicidad de la información.
|
1
|
Revisar los expedientes contractuales y realizar los correctivos necesarios para subsanar el hallazgo
|
Revision de expedientes contractuales
|
Numero de expedientes contractuales revisados/numero de expedientes contractuales por revisar
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-contratacion
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
25
|
11
|
2018
|
102
|
3.1.3.9
|
Hallazgo administrativo por falencias en la gestión documental en: A) Contrato No. 362 de 2017: Inadecuado manejo documental relacionado con el orden cronológico de los documentos. B) Contrato No. 206 de 2017 Inadecuado manejo documental relacionado con el orden cronológico de los documentos, y algunos que no corresponden al expediente contractual. C) Contrato No. 142 de 2017 ausencia de la hoja de vida de la Función Pública y duplicidad de la información.
|
2
|
Capacitar a los funcionarios y/o contratistas que sean designados como apoyos a la supervision en cuanto al procedimiento de gestion documental Código: GDI-GPD-P001 de la vigencia 30 de noviembre de 2017 y en el instructivo de Buenas prácticas para Gestión Documental GDI-GPD-IN001 version 2 , Vigencia de la vigencia 21 de diciembre de 2017
|
Capacitacion de funcionarios y/o contratistas designados como apoyo a la supervision
|
Numero de capacitaciones realizadas/Numero de capacitaciones programadas
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local- archivo
|
2018-08-01
|
2018-08-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
26
|
11
|
2018
|
102
|
3.1.3.9
|
Hallazgo administrativo por falencias en la gestión documental en: A) Contrato No. 362 de 2017: Inadecuado manejo documental relacionado con el orden cronológico de los documentos. B) Contrato No. 206 de 2017 Inadecuado manejo documental relacionado con el orden cronológico de los documentos, y algunos que no corresponden al expediente contractual. C) Contrato No. 142 de 2017 ausencia de la hoja de vida de la Función Pública y duplicidad de la información.
|
3
|
Cumplir con lo que indica el manual de supervision e interventoria Código: GCO-GCI-M004,Versión: 1, 30 de noviembre de 2017, en cuanto a la organizacion , clasificacion e insercion de los documentos que hagan parte de la carpeta contractual, por parte de los apoyos a la supervision de los contratos de prestacion de servicios y juridicos que sean designados por el alcalde local.
|
cumplir con el manual de supervision e interventoria
|
Numero de manuales de supervision e interventoria implementados /Numero de manuales de supervision e interventoria creados
|
100
|
area de gestion del desarrollo local y gestion policiva juridica
|
2018-08-01
|
2018-08-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
27
|
11
|
2018
|
102
|
3.1.3.10
|
Hallazgo administrativo por falta de seguimiento a la calidad y estabilidad de las obras dentro de la vigencia de los amparos.
|
1
|
Designar un funcionario y/o contratista con idoneidad para realizar el seguimiento de la calidad y estabilidad de las obras dentro de la vigencia de los amparos, la revision de polizas, actividades que deben quedar establecidas dentro de su objeto y obligaciones contractuales.
|
Designacion de funcionario y/o contratista
|
Numero de funcionarios y/o contratistas designados para realizar el seguimiento / numero de funcionarios y/o contratistas con idoneidad para realizar el seguimiento
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-infraestructura
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
28
|
11
|
2018
|
102
|
3.2.1.1
|
Hallazgo administrativo, por bajo cumplimiento en las metas físicas de los proyectos de Inversión del Plan de Desarrollo Local en la vigencia 2017. Incumplimiento de 28 metas de las 33 planteadas, en los siguientes proyectos 1506, 1427 , 1465, 1469, 1459, 1483, 1426, 1472, 1457, 1461, 1466, 1504 y 1476.
|
1
|
Revisar la metas que quedaron incumplidas de los proyectos de inversion en la vigencia 2017, para realizar su reprogramacion dentro del cuatrenio.
|
Cumplimiento de metas de inversion
|
Numero de metas de inversion incumplidas reprogramadas/ Numero de metas de inversion incumplidas revisadas
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-planeacion
|
2018-08-10
|
2019-03-29
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
29
|
11
|
2018
|
102
|
3.2.1.1
|
Hallazgo administrativo, por bajo cumplimiento en las metas físicas de los proyectos de Inversión del Plan de Desarrollo Local en la vigencia 2017. Incumplimiento de 28 metas de las 33 planteadas, en los siguientes proyectos 1506, 1427 , 1465, 1469, 1459, 1483, 1426, 1472, 1457, 1461, 1466, 1504 y 1476.
|
2
|
Crear una herrmienta en Drive que permita realizar el seguimiento y control periodico de la formulacion y ejecucion a los proyectos de inversión por parte de la oficina de planeacion local.
|
Herramienta de seguimiento y control
|
Numero de herramientas de seguimiento y control implementadas/ Numero de herramientas de seguimiento y control creadas
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-planeacion
|
2018-08-10
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
30
|
11
|
2018
|
102
|
3.2.1.2
|
Hallazgo administrativo. Por falencias en la constitución de los compromisos presupuestales para el pago del Subsidio tipo C y el reporte de las metas físicas del proyecto 1427 “Suba digna e igualitaria” en el Marco del Convenio No. 4002/2011. El FDL se deben ceñir al principio presupuestal de anualidad y comprometer los recursos conforme la vigencia del Convenio Marco No. 4002/2011, así como tener en cuenta las devoluciones en el reporte de las metas.
|
1
|
Expedir resoluciones que garanticen la anualidad del gasto, para el proyecto 1427 “Suba digna e igualitaria”subsidio C, hasta el mes de enero de la vigencia siguiente, teniendo en cuenta que no se pueden dejar desamparados a los beneficiarios y que la aprobacion del presupuesto anual para cada vigencia por parte de la Secretaria Distrital de Hacienda, se realiza en el mes de enero.
|
Expedicion de Resoluciones
|
Numero de expediciones de resolucion elaboradas/Numero de expediciones de resolucion planeadas
|
100
|
Area de gestion de desarrollo local-planeacion subsidio C
|
2018-08-01
|
2018-08-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
31
|
11
|
2018
|
102
|
3.2.1.2
|
Hallazgo administrativo. Por falencias en la constitución de los compromisos presupuestales para el pago del Subsidio tipo C y el reporte de las metas físicas del proyecto 1427 “Suba digna e igualitaria” en el Marco del Convenio No. 4002/2011. El FDL se deben ceñir al principio presupuestal de anualidad y comprometer los recursos conforme la vigencia del Convenio Marco No. 4002/2011, así como tener en cuenta las devoluciones en el reporte de las metas.
|
2
|
Solicitar mediante oficio a la Secretaria Distrital de Planeacion, quien es la encargada de realizar el informe mensual del cumplimiento de la metas establecidas en la matriz unificada de seguimiento a la inversion MUSI, que no tengan en cuenta las devoluciones generadas debido a los cobros no realizados.
|
Solicitud mediante oficio
|
Numero de solicitudes mediante oficio radicadas/numero de solicitudes mediante oficio elaboradas
|
100
|
Area de gestion de desarrollo local-planeacion subsidio C
|
2018-08-01
|
2018-08-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
32
|
11
|
2018
|
102
|
3.2.1.3
|
Hallazgo administrativo - Por falencias en la finalización de los tramites PQR en el FDLS. Evaluada la oportunidad en la respuesta de los Derechos de Petición y las Solicitudes de Información radicados ante el Fondo de desarrollo Local de Suba -FDLS durante la vigencia 2017, de conformidad con los términos establecidos en artículo 4 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, se encontró que de los 5.136 radicados, 1930 se encuentran en trámite, es decir el 38%.
|
1
|
Hacer una depuración de la base de datos de PQR correspondiente a 2017, para saber el estado en el que se encuetran, una vez realizado este proceso, se dara respuesta efectiva a los PQR, que no cuenten con esta.
|
Respuesta efectiva a requerimientos
|
Numero de respuestas efectivas a requerimientos entregados/Numero de respuestas efectivas a requerimientos elaborados
|
100
|
areas de gestion del desarrollo local y gestion policiva juridica
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
33
|
11
|
2018
|
102
|
3.2.1.3
|
Hallazgo administrativo - Por falencias en la finalización de los tramites PQR en el FDLS. Evaluada la oportunidad en la respuesta de los Derechos de Petición y las Solicitudes de Información radicados ante el Fondo de desarrollo Local de Suba -FDLS durante la vigencia 2017, de conformidad con los términos establecidos en artículo 4 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, se encontró que de los 5.136 radicados, 1930 se encuentran en trámite, es decir el 38%.
|
2
|
Gestionar con el Centro de Documentacion e informacion, la entrega efectiva de la respuesta del requerimiento al peticionario y el cargue oportuno del acuse de recibo al aplicativo orfeo, para el cierre con respuesta total
|
Respuesta efectiva a requerimientos
|
Numero de repuestas elaboradas a requerimientos ciudadanos/ Numero de requerimientos ciudadanos radicados.
|
100
|
areas de gestion del desarrollo local y gestion policiva juridica
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
34
|
11
|
2018
|
102
|
3.2.1.3
|
Hallazgo administrativo - Por falencias en la finalización de los tramites PQR en el FDLS. Evaluada la oportunidad en la respuesta de los Derechos de Petición y las Solicitudes de Información radicados ante el Fondo de desarrollo Local de Suba -FDLS durante la vigencia 2017, de conformidad con los términos establecidos en artículo 4 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, se encontró que de los 5.136 radicados, 1930 se encuentran en trámite, es decir el 38%.
|
3
|
Realizar el reparto efectivo de las peticiones radicadas, para dar cumplimiento a la respuesta oportuna dentro de los terminos establecidos por la ley.
|
Reparto de peticiones radicadas
|
Numero de peticiones asignadas/Numero de peticiones radicadas
|
100
|
areas de gestion del desarrollo local y gestion policiva juridica
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
35
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.1
|
Hallazgo administrativo - Por no contar con una base de datos y/o inventario de multas actualizado y conciliado. Ingresos no Tributarios - Multas en las área de Contabilidad, Oficina de Obras, Jurídica y la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Secretaría de Hacienda.
|
1
|
Verificar y actualizar el estado de las actuaciones administrativas que imponen multa para pordecer a su respectiva conciliacion.
|
actualizacion del estado de actuaciones administrativas
|
numero de actuaciones administrativas conciliadas /Numero de actualizaciones de actuaciones administrativas realizadas
|
100
|
area de gestion de desarrollo local -contabilidad y area de gestion policiva juridica- multas
|
2018-08-01
|
2018-08-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
36
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.2
|
Hallazgo administrativo - Por falta de conciliación, seguimiento y depuración de los saldos. Recursos Entregados en Administración -142402. La Administración allega copia del libro auxiliar del mes de diciembre de 2017 en un folio, el cual refleja un saldo final de $77.213.412.116,23. Al cotejar esta información con la entregada a la Gerencia Local vía correo electrónico en el mes de febrero, se observa que presenta saldo diferente por $77.206.445.855,23.
|
1
|
Elaborar memorando a la Subsecretaría de Gestión Institucional, de nivel central donde se informe la falencia que esta presentado el aplicativo SI CAPITAL en cuanto al reporte de contable vigencia 2017, correspondiente a la cuenta 142402
|
memorandos elaborados
|
Numero de memorandos radicados/Numero de memorandos elaborados
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-contabilidad
|
2018-08-01
|
2018-08-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
37
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.3
|
Hallazgo Administrativo – Por falta de coherencia en la información reportada. Propiedades, Planta y Equipo - 16 Analizada esta información se observó que el saldo es igual al reportado en 2016, en razón a que el FDLS no realizó la valoración técnica de estos inmuebles conforme lo ordena la ley; así como tampoco ningún registro encaminado a obtener datos reales en los Estados Contables.
|
1
|
Elaborar y registrar los avaluos tecnicos dentro de las mismas vigencias como lo indica el Marco Normativo Contable
|
elaboracion y registro de avaluos tecnicos
|
Numero de avaluos tecnicos registrados/Numero de avaluos tecnicos realizados
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-almacen
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
38
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.4
|
Hallazgo administrativo - Por no realización de avalúos técnicos.1640 – Edificaciones Esta cuenta presentó, al finalizar la vigencia 2017, un saldo de $662.860.515,32 y la conformaron las subcuentas: 164001 - Edificaciones y Casas por valor de $260.437.651 y la 164027 - Edificaciones pendientes de legalizar con $402.422.864,32. Se anota que estos saldos se vienen presentando desde vigencias anteriores, sin que se realice gestión para reflejar valores confiables y ajustados a la realidad.
|
1
|
Realizar los avaluos tecnicos de la cuenta 1640-edificaciones y registrarlos contablemente en el aplicativo SI CAPITAL, en los tiempos establecidos como lo indica el Marco Normativo Contable
|
elaboracion de avaluos tecnicos
|
Numero de avaluos tecnicos realizados /Numero de avaluos tecnicos programados
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-almacen
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
39
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.5
|
Hallazgo administrativo - Por no registro de los avalúos técnicos. 165501 Maquinaria y Equipo – Equipo de Construcción El saldo de esta cuenta al finalizar la vigencia 2017 fue de $1.414.447.178, el cual presenta incertidumbre por cuanto al finalizar el análisis y verificación de los movimientos, saldos e información de las Notas a los Estados Contables, se evidenció que al cierre de la vigencia 2017 estos bienes no registran avalúo técnico.
|
1
|
Realizar el registro del avaluo tecnico de la cuenta 165501. maquinaria y equipo elaborado en l avigencia 2017 en el aplicativo SI CAPITAL
|
registro de avaluos tecnicos
|
Numero de registros de avaluos tecnicos realizados /Numero de registro de avaluos tecnicos programados
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-almacen
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
40
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.5
|
Hallazgo administrativo - Por no registro de los avalúos técnicos. 165501 Maquinaria y Equipo – Equipo de Construcción El saldo de esta cuenta al finalizar la vigencia 2017 fue de $1.414.447.178, el cual presenta incertidumbre por cuanto al finalizar el análisis y verificación de los movimientos, saldos e información de las Notas a los Estados Contables, se evidenció que al cierre de la vigencia 2017 estos bienes no registran avalúo técnico.
|
2
|
Elaborar y registrar los avaluos tecnicos dentro de las mismas vigencias como lo indica el Marco Normativo Contable
|
elaboracion y registro de avaluos tecnicos
|
Numero de avaluos tecnicos registrados/Numero de avaluos tecnicos realizados
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-almacen
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
41
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.6
|
Hallazgo administrativo - Por no realizar los registros contables del avalúo técnico.167502 Equipo de Transporte Tracción y Elevación - Terrestre. El saldo en libros de esta subcuenta fue de $2.003.184.917, se observó que el FDLS no dio cumplimiento a la Circular Externa No. 006 de 2005 de la Contaduría General de la Nación, por cuanto a pesar de haberse realizado los avalúos técnicos para los bienes muebles, cuyo valor en libros supera 35 SMLMV, contablemente no se registraron.
|
1
|
Realizar los avaluos tecnicos de la cuenta 167502-Equipo de Transporte Tracción y Elevación - Terrestre y registrarlos contablemente en el aplicativo SI CAPITAL, en los tiempos establecidos como lo indica el Marco Normativo Contable
|
elaboracion de avaluos tecnicos
|
Numero de avaluos tecnicos realizados /Numero de avaluos tecnicos programados
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-almacen
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
42
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.7
|
Hallazgo administrativo - Por falta de gestión para la depuración de saldos y falta de soportes de los saldos auditados. La Cuenta 1705 Bienes Uso Público en Construcción, con las subcuentas 170501 - Red Carretera (Rural o Urbana) de saldo $0 y 170505- Parques Recreacionales, la cual al finalizar la vigencia 2017 presentó un saldo de $1.009.892.691,20, lo cual se viene reportando vigencia tras vigencia, sin que se evidencie gestión para depurar la cuenta.
|
1
|
La contadora del Fondo de Desarrollo Local, debe revisar la cuenta 1705 Bienes Uso Público en Construcción e identificar que contratos de obra o de mantenimiento ya se encuentran ejecutados y liquidados y hacer la depuracion pertinente.
|
Contratos de obra o mantenimiento
|
Numero de contratos depurados/Numero de contratos identificados
|
100
|
area de gestion de desarrollo local-Contabilidad
|
2018-08-01
|
2019-02-28
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
43
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.7
|
Hallazgo administrativo - Por falta de gestión para la depuración de saldos y falta de soportes de los saldos auditados. La Cuenta 1705 Bienes Uso Público en Construcción, con las subcuentas 170501 - Red Carretera (Rural o Urbana) de saldo $0 y 170505- Parques Recreacionales, la cual al finalizar la vigencia 2017 presentó un saldo de $1.009.892.691,20, lo cual se viene reportando vigencia tras vigencia, sin que se evidencie gestión para depurar la cuenta.
|
2
|
Realizar la revision por parte de la contadora del Fondo de Desarrollo Local, de los ajustes manuales necesarios debidamente soportados para la causacion de la cuenta 1705.
|
Ajustes manuales
|
Numero de causaciones realizadas/Numero de ajustes manuales elaborados
|
100
|
area de gestion de desarrollo local-Contabilidad
|
2018-08-01
|
2019-02-28
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
44
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.8
|
Hallazgo administrativo - Por no registro en la contabilidad de los avalúos técnicos realizados. 192005 - Bienes Muebles en Comodato. Analizada la información dispuesta en el aplicativo SIVICOF junto con la suministrada por el Fondo, se evidenció que la gran mayoría de comodatos están vencidos y que a pesar de que se realizó valoración de bienes muebles mediante CPS No. 337/2017; a 31 de diciembre de 2017 estos avalúos técnicos no fueron registrados contablemente.
|
1
|
Realizar el registro del avaluo tecnico de la cuenta 192005. maquinaria y equipo elaborado en la vigencia 2017 en el aplicativo SI CAPITAL
|
Resgistro de avaluos tecnicos maquinaria y equipo
|
Numero de registros avaluos tecnicos realizados/Numero de avaluos tecnicos programados
|
100
|
area de gestion del desarrollo local -almacen
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
45
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.8
|
Hallazgo administrativo - Por no registro en la contabilidad de los avalúos técnicos realizados. 192005 - Bienes Muebles en Comodato. Analizada la información dispuesta en el aplicativo SIVICOF junto con la suministrada por el Fondo, se evidenció que la gran mayoría de comodatos están vencidos y que a pesar de que se realizó valoración de bienes muebles mediante CPS No. 337/2017; a 31 de diciembre de 2017 estos avalúos técnicos no fueron registrados contablemente.
|
2
|
Elaborar y registrar los avaluos tecnicos dentro de las mismas vigencias como lo indica el Marco Normativo Contable
|
registro de avaluos tecnicos
|
Numero de elaboraciones y resgistros de avaluos tecnicos realizados/Numero de elaboraciones y registros de avaluos tecnicos programados
|
100
|
Area de gestion del desarrollo local-almacen
|
2018-08-01
|
2018-12-31
|
|
Abierta
|
2018-07-30
|
46
|
11
|
2018
|
102
|
3.3.1.9
|
Hallazgo administrativo - Por no realización de avalúos técnicos 192006 - Bienes Inmuebles en Comodato. Se estableció que el FDL posee 12 predios de los cuales solo dos están siendo utilizados para el funcionamiento de dependencias de la Alcaldía Local, los 10 restantes están dados en comodato a otras entidades. Los contratos de comodato fueron suscritos en vigencias anteriores, sin que se hayan renovado y/o actualizado.
|
1
|
Realizar los avaluos tecnicos de la cuenta 192006 Bienes Inmuebles en Comodato y registrarlos contablemente en el aplicativo SI CAPITAL, en los tiempos establecidos como lo indica el Marco Normativo Contable
|
Avaluos tecnicos de Bienes Inmuebles en Comodato
|
Numero de registros avaluos tecnicos realizados/Numero de avaluos tecnicos programados
|
100
|
area de gestion del desarrollo local -almacen
|
2018-08-01
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2018-12-31
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Abierta
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2018-07-30
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